Nel mondo aziendale moderno, la gestione dei flussi di lavoro è cruciale per garantire efficienza e qualità. Una delle pratiche generali del Metodo Kanban è “Gestisci il Flusso”, che si concentra sull’ottimizzazione della continuità operativa e sulla riduzione delle interruzioni. Vediamo in cosa consiste questa pratica, come applicarla, e i suoi effetti positivi attraverso un esempio pratico.
Cosa significa gestire il flusso?
La pratica si riferisce alla necessità di monitorare e ottimizzare il modo in cui il lavoro si muove attraverso il sistema. Gestire efficacemente un’azienda, un’organizzazione, un lavoro o delle persone suggerisce due cose: che da un lato l’obiettivo è far funzionare le cose, superando circostanze impreviste e impegnative senza sovraccaricare le persone; e che dall’altro è necessario prendersi cura delle risorse disponibili (personale, tempo, denaro e altre risorse), gestendole con attenzione e non sprecandole.
Una gestione efficace richiede un’analisi della situazione attuale, un rapido processo decisionale e l’adozione di azioni pertinenti per adattarsi rapidamente ai cambiamenti del contesto aziendale. Il Metodo Kanban applica l’approccio del pensiero sistemico alla gestione del lavoro e delle organizzazioni. La comprensione e la gestione del flusso di lavoro sono un elemento essenziale di questo approccio.
L’obiettivo di questa pratica è quella di fare in modo che il servizio generi valore per il cliente attraverso un flusso di lavoro rapido, fluido, sostenibile e prevedibile, riducendo al minimo i rischi e i costi dovuti ai ritardi. L’obiettivo non è quindi solo quello di completare le attività il più rapidamente possibile, ma di garantire che l’intero sistema funzioni senza intoppi e in modo bilanciato. Flusso continuo è la parola chiave: quando il flusso di lavoro è continuo, i compiti vengono completati regolarmente senza che vi siano periodi di sovraccarico o inattività.
Come applicare la pratica “Gestisci il Flusso”
L’applicazione di questa pratica si integra con quella delle altre pratiche generali:
- Visualizza il lavoro: Utilizza una bacheca Kanban, fisica o digitale, per rappresentare visivamente il flusso di lavoro. Le attività vengono suddivise in categorie come per esempio “Da fare”, “In corso” e “Fatto”. Questo aiuta a mantenere sotto controllo lo stato di ogni elemento di lavoro.
- Limita il lavoro in corso (WIP): Per gestire il flusso in modo efficace, è importante limitare il numero di compiti che possono essere “in corso” contemporaneamente. Questo impedisce al team di disperdere le energie su troppi fronti e di generare inefficienze.
- Monitora i tempi di ciclo (Lead Time e Cycle Time): Il Lead Time indica il tempo totale che intercorre dall’inizio alla fine di un’attività (il tempo visto dal cliente), mentre il Cycle Time misura il tempo che impiega il team per completare il lavoro da quando si impegna a svolgerlo. Monitorare questi parametri è essenziale per individuare aree in cui il flusso è rallentato e dove si può intervenire per migliorare.
- Individua i colli di bottiglia: Analizzando costantemente i dati sul flusso, potrai identificare i colli di bottiglia, cioè i punti del processo dove il lavoro si accumula e rallenta. Potrebbe trattarsi di una fase specifica del processo o di una risorsa che non è disponibile al momento giusto.
- Intervieni per migliorare: Una volta identificati i problemi, il team deve agire per risolverli. Ad esempio, se il collo di bottiglia è in fase di revisione del lavoro, potrebbe essere necessario assegnare più risorse o rivedere le modalità di gestione delle revisioni stesse.
Esempio pratico: un team di sviluppo software
Immaginiamo un team di sviluppo software che utilizza Kanban per gestire i propri progetti. Il team ha diviso la bacheca in quattro fasi principali: Ready, Design, Development, Test e Deployed. Applicando la pratica “Gestisci il Flusso”, il team monitora attentamente il numero di attività in ciascuna colonna, il Lead Time e il Cycle Time.
Monitorando e misurando il flusso, un giorno il team si accorge che molte attività sono ferme nella colonna “Test”. Questo è un chiaro segnale di un collo di bottiglia. Analizzando la situazione, il team scopre che c’è una sola persona responsabile dei test e non riesce a tenere il passo con il volume di lavoro. Per migliorare il flusso, decidono di formare altri due sviluppatori per poter effettuare i test. Di conseguenza, il flusso di lavoro migliora, il Cycle Time si riduce e le attività avanzano più velocemente.
Questo stesso esempio è sperimentabile concretamente, in un gioco di simulazione (come nella foto), partecipando al corso Kanban System Design (KSD).
Benefici derivanti dall’applicazione della pratica ‘Gestisci il Flusso’
- Sviluppa una profonda comprensione dei tipi di domanda e del modo in cui vengono elaborati per fornire valore al cliente.
- Identifica gli impedimenti nel flusso di lavoro e determina come eliminarli.
- Migliora la prevedibilità delle consegne
- Migliora l’efficienza del flusso di lavoro
- Stabilisce le classi di servizio
- Sviluppa una comprensione quantitativa dell’intero processo utilizzabile per gestire meglio la capacità del sistema Kanban, del flusso di lavoro e della soddisfazione del cliente.
- Migliora la capacità previsionale
- Migliora la gestione del rischio
- Migliora l’opzionalità consentendo di fare le cose solo quando effettivamente servono
Conclusione
La pratica “Gestisci il Flusso” è un elemento chiave del metodo Kanban che permette di ottimizzare i processi lavorativi, migliorare la produttività e garantire un flusso di lavoro più continuo e bilanciato. Monitorando attentamente il lavoro in corso e intervenendo sui colli di bottiglia, i team possono ottenere risultati migliori, con un impatto positivo sia sui team che sui clienti.